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Präambel

Die LOSYS-Referenzverwaltung ist eine professionelle SaaS Software für die Aufbereitung, Präsentation und Anwendung von Referenzen in den Branchen Bau und Architektur. Die Hauptnutzer sind Fachplaner, ausführende Handwerksbetriebe und Zulieferanten, die ihre Kompetenzen mit ausgewiesenen Referenzen untermauern.

Ein wesentlicher Bestandteil der Software und der Leistungen ist, dass die Firma Losys GmbH selbst laufend aktuelle Projekte recherchiert und ihren Kunden der Referenzverwaltung inkl. professionellen Fotografien zur Verfügung stellt. Diese Projekte stehen öffentlich auf dem Portal referenz-objekte.ch zur Verfügung. Jeder Kunde der referenz-verwaltung.ch wird ebenfalls auf referenz-objekte.ch mit den beteiligten Projekten vernetzt und mit Firmenlogo präsentiert. Zusätzlich werden Kunden ebenfalls im Branchenbuch mit eigenem Firmenprofil präsentiert, in dem alle freigegebenen Referenzprojekte ersichtlich sind.

Die Software wird durch die LOSYS GmbH, der führenden Schweizer Unternehmung für Referenzmarketing in der Bau- und Architekturbranche, entwickelt und betrieben. Seit 2010 nutzen mehrere hundert Unternehmen aus der Schweiz und naheliegendem Ausland die Dienste wie die Referenzverwaltungs-Software und die Leistungen in der Objekt- und Architekturfotografie.

Die Dienste der Losys GmbH stehen ausschliesslich professionellen Unternehmen aus dem Bau- und baunahen Umfeld zur Verfügung.

Weitere Informationen unter https://losys.ch, info@losys.ch, +41 44 503 93 30

1. Firmenkonto eröffnen

Um Logindaten für die LOSYS-Referenzverwaltung unter https://referenz-verwaltung.ch zu erhalten, ist eine Nutzungsvereinbarung zwischen Ihrer Unternehmung und der Losys GmbH notwendig. Ausnahmen davon können zum Beispiel für ein limitiertes Demo-Konto gelten.

2. Anmeldung / Login

Ihre persönlichen Logindaten erhalten Sie nach Einrichtung Ihres Firmenkontos per E-Mail. Mit dem zugewiesenen Benutzernamen (E-Mail-Adresse) und Passwort können Sie sich unter https://referenz-verwaltung.ch anmelden.

2.1 Anmeldung ohne Passwort / Passwort vergessen

Falls Sie nicht mehr im Besitz Ihres Passwortes sind, können Sie sich unter https://referenz-verwaltung.ch/login-without-password mit Ihrer E-Mail-Adresse anmelden. Sie erhalten dann per E-Mail einen Anmeldelink, um sich einmalig innert 5 Minuten ohne Passwort anzumelden. Sobald Sie angemeldet sind, können Sie Ihr Passwort neu setzen im Menu Benutzername/Passwort ändern.

2.2 Aufbau der Oberfläche und mobile Nutzung

Nach der Anmeldung gelangen Sie in die Referenzverwaltung. Am oberen Rand befindet sich die Hauptnavigation mit folgenden Bereichen:

• [Referenzen]: die Übersicht und Bearbeitung Ihrer Referenzprojekte.
• [Adressen]: Ihre Adress- und Kontaktdatenbank.
• [Unternehmen]: ein Aufklappmenü mit den Verwaltungsbereichen Ihrer Firma — unter anderem [Benutzer], [Mitarbeitende], [Mitarbeitenden-Gruppen], [Projekt-Box], [Einstellungen] und [Bildvorlagen] sowie die Stammdaten [Gebäudearten], [Bauarten] und [Arbeitsgattungen]. Welche Einträge sichtbar sind, hängt von Ihren Rechten ab.

Rechts oben finden Sie – sofern mehrere Sprachen aktiviert sind – die Sprachumschaltung sowie über Ihr Namens-/Initialen-Signet das persönliche Menü mit [Mein Profil], [Passwort ändern] und [Abmelden].

Die Oberfläche ist vollständig responsive und auch auf Mobilgeräten nutzbar. Auf schmalen Bildschirmen werden die Menüpunkte unter einem Menü-Symbol (drei Striche) zusammengefasst, das Sie oben rechts antippen.

3. Menu Referenzen / Referenzübersicht

Im Menu Referenzen sehen Sie eine Auflistung Ihrer Referenzprojekte, die Ihnen in Ihrer Referenzverwaltung zur Verfügung stehen. Über die Funktionsleiste am oberen Rand der Seite können Sie suchen, filtern, neue Projekte anlegen und PDF-Dokumente erstellen.

3.1 Referenzen suchen / filtern

3.1.1 Textsuche

Im Textfeld [Suche] können Sie mit mehreren Begriffen nach Textbestandteilen suchen, die in Ihren Referenzprojekten vorkommen. Die Suche wird ausgeführt in der Projektadresse, den Projekt-Textattributen, den beteiligten Firmen sowie den Arbeitsgattungen. Die Textsuche ist eine Volltextsuche, somit können Sie auch mit Teilbegriffen suchen.

Rechts neben dem Suchfeld wählen Sie mit dem Umschalter den Suchmodus:

• [UND]: Findet Referenzen, in denen alle eingegebenen Begriffe vorkommen.
• [ODER]: Findet Referenzen, in denen mindestens einer der Begriffe vorkommt.
• [Unscharf]: Tippfehler- und ähnlichkeitstolerante Suche; zeigt bis zu 50 ähnliche Treffer nach Relevanz sortiert.

Die Textsuche kann mit weiteren Filtern kombiniert werden.

3.1.2 Filter

Über die Schaltfläche [Filter] öffnen bzw. schliessen Sie den Filterbereich. Die Anzahl aktiver Filter wird als Zähler an der Schaltfläche angezeigt; gesetzte Filter erscheinen zusätzlich als Chips direkt unter der Suchzeile.

Zur Verfügung stehen Standardfilter sowie Filter zu Ihren individuellen Projektattributen, die beliebig miteinander und mit der Textsuche kombiniert werden können. Bei jeder Änderung Ihrer Auswahl wird direkt eine Suche gestartet und die Resultate werden gefiltert angezeigt.

Um in einem Filter mehrere Werte gleichzeitig zu markieren, halten Sie die Ctrl-Taste gedrückt und wählen gleichzeitig mit der Maus die gewünschten Werte an.

Die Standardfilter sind: Arbeitsgattung, Bauart, Gebäudeart, Kategorie, Kanton, Sprache, Jahr (ab/bis) sowie «Sichtbar in Webseite» (Alle / Ja / Nein). In einer Firmengruppe kommt zusätzlich der Filter [Gruppenmitglieder] hinzu.

Individuelle Filter ergeben sich aus Ihren Projektattributen und können variieren (z.B. Zahlen- und Betragsbereiche, Auswahllisten oder Ja/Nein-Filter). Sind viele numerische Attribute vorhanden, werden diese im einklappbaren Abschnitt [Kennzahlen] zusammengefasst.

3.1.3 Sortierung

Am unteren Rand des Filterbereichs steht Ihnen das Feld [Sortierung] zur Verfügung, mit dem Sie Ihre Projekte in verschiedenen Reihenfolgen auflisten können — zum Beispiel nach Priorität/Gewichtung, Fertigstellungsjahr, Stadt, Postleitzahl oder Kanton (jeweils auf- oder absteigend). Die Standardsortierung erfolgt nach Fertigstellungsjahr, Priorität/Gewichtung und Projekt-Id in absteigender Reihenfolge.

3.1.4 Suche zurücksetzen

Mit der Schaltfläche [Suche zurücksetzen] werden alle Filter zurückgesetzt und Ihre Projekte ungefiltert aufgelistet.

3.2 Anzeige

Ihre Projekte werden mit einer Infinite-Scrolling-Funktion paketweise geladen. Erst wenn Sie in der Auflistung ganz nach unten scrollen, werden die weiteren Referenzen geladen.

Mit der Schaltfläche [Projektdetails] in der Funktionsleiste können Sie zwischen einer kompakten und einer erweiterten Darstellung der Projektkarten umschalten.

3.3 PDF-Datenblätter und PDF-Referenzlisten drucken

Im Menu Referenzen haben Sie die Möglichkeit, mehrere Referenzen in ein PDF-Dokument zusammenzufassen und zu speichern oder auszudrucken.

3.3.1 Suchresultate selektieren für PDF-Dokumente

Wenn Sie eine Suche ausgeführt haben und alle Suchresultate in ein PDF-Dokument in Form eines Datenblattes oder einer Referenzliste erstellen möchten, steht Ihnen in der Funktionsleiste die Funktion [Resultate drucken] zur Verfügung. Mit dieser Funktion werden alle aufgelisteten Referenzen automatisch in die Selektion aufgenommen.

Nach Anwählen der Funktion [Resultate drucken] öffnen sich die Druckeinstellungen.

3.3.2 Einzelne Referenzen selektieren

Wenn Sie für die PDF-Erstellung nur einzelne Referenzen auswählen möchten, steht Ihnen auf jeder Projektkarte eine Checkbox zur Verfügung, um diese Referenz zu selektieren. Sie können beliebig viele Referenzen selektieren. Die Selektionen werden zwischengespeichert und bleiben über mehrere Suchen und Filterungen erhalten. Sobald mindestens eine Referenz selektiert ist, erscheint in der Funktionsleiste anstelle von [Resultate drucken] die Funktion [Selektion drucken], mit der Sie die Druckeinstellungen öffnen. Mit [Selektion aufheben] verwerfen Sie die aktuelle Auswahl.

3.3.3 Druckeinstellungen

In den Druckeinstellungen können Sie folgende Einstellungen vornehmen: Deckblatt, Darstellung, Sortierung, Tiefe, Auflösung und Kopfdaten. Über die Schaltfläche [PDF erstellen] starten Sie die Erstellung; mit [Deckblatt erstellen (ohne Projekte)] erzeugen Sie nur die gewählten Deckblätter ohne Projektseiten.

Bei sehr umfangreichen Dokumenten können Sie zudem wählen, ob Sie [Auf Ausgabe warten] oder [Per E-Mail informiert werden] möchten, sobald das PDF fertig erstellt ist.

3.3.3.1 Deckblatt / Mitarbeitende Profile

Sie können ein oder zwei hinterlegte Mitarbeitenden Profile als Deckblätter verwenden. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie z.B. für Ihre Angebotsabgabe eine oder zwei Schlüsselpersonen mit Ihrem Profil beilegen müssen. Oder einfach um die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden zu untermauern.

Wählen Sie optional ein oder zwei Mitarbeitenden Profile. Diese werden als erste und zweite Seite eingefügt.

3.3.3.2 Darstellung

Wählen Sie die gewünschte Darstellung. Es stehen Ihnen als Standarddarstellungen die Optionen Datenblatt und Referenzliste zur Verfügung. Falls Sie über individuelle Darstellungen verfügen, stehen Ihnen diese ebenfalls als Option zur Auswahl.

Hinweis:

Alle Darstellungen können individualisiert werden. Kontaktieren Sie hierfür bitte den Losys Support unter 044 503 93 30 oder info@losys.ch

3.3.3.3 Sortierung

Die Standardsortierung ist chronologisch. Somit werden neuere Referenzen (nach Fertigstellungsjahr) weiter oben angezeigt. Im Feld Sortierung können Sie die Standardsortierung übersteuern. Um die Reihenfolge nach Belieben zu beeinflussen, können Sie die Funktion Priorität/Gewichtung anwenden.

3.3.3.4 Tiefe

Wählen Sie die Informationstiefe aus, die Sie auf dem PDF haben möchten. Es stehen Ihnen die Optionen «Interne Version» und «Externe Version» zur Verfügung. Welche Informationen Sie in der internen oder externen Version freigeben, können Sie bei vielen Projektdetails direkt steuern.

3.3.3.5 Auflösung

Wählen Sie die Auflösung der Bilder in Ihren PDF Ausgaben und beeinflussen Sie damit die Grösse des Dokumentes. Es stehen Ihnen die Optionen «Standard Auflösung» und «Niedrige Auflösung» zur Verfügung.

3.3.3.6 Kopfdaten

Falls Sie mehrere Standorte lizenziert haben oder in einer Gruppe eingebunden sind, haben Sie die Möglichkeiten z.B. Referenzen von anderen Standorten zu selektieren sowie die Kopfdaten der PDF-Ausgaben auszuwählen.

4. Neue Projekte erfassen/importieren

4.1 Projektempfehlungen von Losys

Die Losys GmbH recherchiert laufend aktuelle Bauprojekte in der gesamten Schweiz und bereitet diese mit Daten und professionellen Fotografien auf. Diese Projekte stehen den Nutzern der LOSYS-Referenzverwaltung für den Import in die eigene Referenzverwaltung zur Verfügung.

Stellt die Losys GmbH bei der Recherche eine Beteiligung Ihrer Unternehmung an einem Projekt fest, werden Sie per E-Mail über das neue Projekt informiert. Dieses steht Ihnen für den Import und Nutzung in Ihrer Referenzverwaltung zur Verfügung. Mit dem Import eines Projektes erhalten Sie eine Kopie der Daten, die Sie dann Ihren Bedürfnissen anpassen und mit weiteren Informationen anreichern können. Ihre Änderungen haben keinen Einfluss auf das gleiche Projekt ausserhalb Ihrer Referenzverwaltung, das zum Beispiel durch andere Kunden verwendet wird.

Der Import von Projekten kann je nach Vereinbarung kostenlos sein oder zu vordefinierten Kosten verrechnet werden.

4.2 Empfohlenes Projekt importieren

Sobald eine Projektempfehlung zur Verfügung steht, wird die Schaltfläche [referenz-objekte.ch] in der Funktionsleiste grün hervorgehoben.

Um ein empfohlenes Projekt in Ihre Referenzverwaltung zu importieren, wählen Sie die Schaltfläche [referenz-objekte.ch] an. Es öffnet sich das Fenster [Suche und Import aus referenz-objekte.ch] mit vier Registern: [Suche], [Zu importieren], [Zu aktualisieren] und [Ignorierte]. Im Register [Zu importieren] stehen Ihnen die Projektempfehlungen zur Verfügung.

4.3 Projektvorschau

Zu jedem Projekt gibt es die Funktion [Vorschau] mit der Sie das Projekt und die Details auf referenz-objekte.ch begutachten können und sich vergewissern, dass es sich um eines Ihrer Projekte handelt.

4.4 Projektimport

Um das Projekt zu importieren, wählen Sie bei dem gewünschten Projekt die grüne Schaltfläche [Importieren] an.

4.5 Projekte ignorieren

Sollte Ihnen ein empfohlenes Projekt nicht zusagen oder Sie möchten ein Projekt nicht als Referenz nutzen, können Sie das Projekt mit der Schaltfläche [Ignorieren] auf die Liste der ignorierten Projekte setzen. Damit wird die Empfehlung aufgehoben und Sie erhalten keine Updates für dieses Projekt. Dieses Projekt finden Sie künftig im Register [Ignorierte] und können es dort mit der Schaltfläche [Nicht Ignorieren] jederzeit wieder zurücksetzen, damit der Import erneut möglich wird.

4.6 Projekte suchen und importieren

Sie haben jederzeit die Möglichkeit Projekte in der Datenbank der Losys selbst zu suchen und zu importieren. Voraussetzung dafür ist, dass Sie an der Planung, Ausführung oder Zulieferung in diesem Projekt beteiligt waren. Falls Sie das Projekt importieren, werden Sie automatisch in diesem Projekt als beteiligte Unternehmung angezeigt.

4.7 Projekt aus Dokumenten und Bildern erstellen (Beta)

Statt ein Projekt manuell zu erfassen, können Sie es automatisch aus Dokumenten und Bildern erstellen lassen. Wählen Sie dazu im Menu Referenzen die Funktion [Projekt hochladen]. Laden Sie Ihr Auftragsdeckblatt, einen Werkvertrag oder ein Foto der Projektbautafel hoch – optional zusammen mit weiteren Projektfotos, per Drag & Drop oder Klick. Zulässig sind die Formate JPG, PNG, PDF und ZIP.

Nach dem Start der Verarbeitung werden die erkannten Angaben automatisch ausgewertet und ein neues Projekt angelegt. Anschliessend gelangen Sie in den Projekt-Editor, wo Sie die erkannten Angaben anhand der eingeblendeten Prüfhinweise kontrollieren und ergänzen können. Wird ein mögliches Duplikat erkannt, können Sie das Projekt trotzdem als neues Projekt anlegen oder den Vorgang verwerfen.

Hinweis: Diese Funktion befindet sich noch in einer Testphase (Beta) – bitte prüfen Sie das automatisch erstellte Projekt sorgfältig, bevor Sie es veröffentlichen. Pro Vorgang können bis zu 20 Dateien hochgeladen werden (max. 25 MB pro Datei, max. 100 MB gesamt).

5. Neues Projekt anlegen

Falls Sie ein neues Referenzprojekt anlegen möchten, empfehlen wir Ihnen, zuerst zu prüfen, ob dieses Projekt nicht bereits für den Import zur Verfügung steht (über die Funktion [referenz-objekte.ch] / Suche).

Um ein neues Projekt anzulegen, steht Ihnen im Menu Referenzen die Funktion [+ Neu] zur Verfügung. Mit dieser Maske legen Sie ein neues Projekt an. Nach dem Anlegen des Projektes können Sie alle Details hinterlegen.

5.1 Projektdetails hinterlegen, Informationen ergänzen, Projekte bearbeiten

Sie können die Details eines Projektes jederzeit bearbeiten und ergänzen. Dafür gibt es zu jedem Projekt die Funktion [Bearbeiten].

Der Projekt-Editor gliedert sich in mehrere Abschnitte (Projektangaben, Projektattribute, Arbeitsgattung, Gebäudeart, Bauart, Beteiligte Unternehmen, Referenzauskünfte, Projektbilder und Projektvideo). Über die Abschnitts-Navigation [Sektionen] am rechten Rand springen Sie direkt zum gewünschten Abschnitt. Am oberen Rand klebt eine Funktionsleiste, in der die projektweiten Funktionen zusammengefasst sind: die Sprachversionen und die automatische Übersetzung, die Vorschauen (PDF-Datenblatt und Web) sowie – über das Menü [···] – das Kopieren und Löschen des Projektes.

5.1.1 Projektangaben anpassen / aktualisieren

Im Abschnitt Projektangaben finden Sie alle Hauptangaben des Projektes. Sie können diese Angaben jederzeit Ihren Bedürfnissen und Präferenzen anpassen. Nach einer Änderung speichern Sie diese mit [Projektangaben aktualisieren]. Nach erfolgreicher Speicherung wird eine Bestätigung eingeblendet.

Wenn Sie den Standort/die Adresse des Projektes ändern, wird das Projekt automatisch mit den neuen Geo-Koordinaten ergänzt. Die Position lässt sich auf der Karte zusätzlich von Hand verschieben.

5.1.2 Projekte aus Webseite ausblenden

Sofern Sie Ihre Referenzen mittels iFrame oder API in Ihrer Webseite eingebunden haben, können Sie die Sichtbarkeit Ihrer Projekte mit der Funktion [Dieses Projekt in Webseite anzeigen] steuern. Diese Einstellung gilt für die Anzeige des Projektes auf Ihrer Webseite sowie in Ihrem Firmenprofil auf referenz-objekte.ch. Über das ausklappbare Untermenü können Sie die Sichtbarkeit zudem getrennt je Kanal (Webseite, Firmenprofil auf referenz-objekte.ch, API) steuern.

5.1.3 Priorität / Gewichtung

Mit der Funktion Priorität/Gewichtung können Sie Projekten verschiedene Prioritäten vergeben und damit zum Beispiel die Reihenfolge der Projekte auf Ihrer Webseite oder in den Referenzlisten beeinflussen.

5.1.4 Projektattribute

Im Abschnitt Projektattribute finden Sie Ihre individuellen Projektattribute. Diese sind nach einem Projektimport z.B. von referenz-objekte.ch immer leer. Ergänzen Sie Ihr Projekt mit den gewünschten Informationen. Nach einer Änderung speichern Sie diese mit [Projektattribute speichern]. Nach erfolgreicher Speicherung wird eine Bestätigung eingeblendet.

Projektattribute können verschiedene Sichtbarkeiten aufweisen. Die Sichtbarkeiten sind unter dem Attribut-Titel angezeigt. Man kann grundsätzlich zwischen extern sichtbaren Attributen (öffentlich sichtbar) und internen Attributen (nicht öffentlich sichtbar) unterscheiden.

5.1.5 Einrichtung von Projektattributen

Sie können selbst keine Attribute einrichten. Die Einrichtung der Attribute kann nur durch die Firma Losys erfolgen.

5.1.5.1 Arten von Projektattributen

Es stehen folgende Arten von Projektattributen zur Verfügung:

• Textfelder: z.B. für eine Ausführungsbeschreibung
• Zahlenfelder: z.B. Auftragssumme oder Bausumme, auch als Währung formatiert
• Vordefinierte Auflistung: z.B. Liste von eingesetzten Produkten
• Mitarbeitende Profile: z.B. Zuteilung von Projekten an interne Personen wie Projektleiter
• Ja/Nein: z.B. War dies ein BIM-Projekt?
• QR-Code: z.B. mit einem Link zu einer Seite mit weiterführenden Informationen

Bei folgenden Attribut-Arten stehen die Informationen danach in Ihren Suchfiltern zur Verfügung: Textfelder in der Textsuche, Zahlenfelder im Von-bis-Filter, vordefinierte Auflistung als Dropdown-Liste mit Mehrfachauswahl, Mitarbeitende Profile als Dropdown-Liste, Ja/Nein als Dropdown-Liste.

Individuelle Sonderlösungen sind auf Anfrage möglich.

5.1.6 Arbeitsgattung

Im Abschnitt Arbeitsgattung hinterlegen Sie die durch Ihre Firma hinterlegten Arbeitsgattungen. Wählen Sie mit der Maus das leere Feld Arbeitsgattung aus, damit Ihnen eine Auswahl an hinterlegten Arbeitsgattungen angezeigt wird. Die am häufigsten verwendeten Einträge sind dabei unter [Häufig verwendet] vorangestellt. Durch die Eingabe mit der Tastatur können Sie innerhalb dieser Liste suchen. Wählen Sie eine Arbeitsgattung mit der Maus oder Enter-Taste aus, damit diese dem Projekt hinzugefügt wird. Die ausgewählte Arbeitsgattung wird umgehend in diesem Abschnitt aufgelistet. Wiederholen Sie diesen Vorgang, um weitere Arbeitsgattungen hinzuzufügen.

Mit der Funktion [Entfernen] können Sie zugeteilte Arbeitsgattungen wieder entfernen.

5.1.6.1 Neue Arbeitsgattungen hinterlegen

Sollte eine gewünschte Arbeitsgattung in der Auflistung fehlen, können Sie mit der Funktion [Neu] eine neue Arbeitsgattung anlegen. Bei mehrsprachigen Firmen können Sie über [Auto-Übersetzung] die Bezeichnung beim Speichern automatisch in die übrigen Sprachen übersetzen lassen; alternativ hinterlegen Sie sie je Sprache selbst. Wir empfehlen Ihnen, die neue Arbeitsgattung in allen Sprachen zu hinterlegen.

Wählen Sie die Funktion [Speichern & hinzufügen], um die neue Arbeitsgattung in Ihrem Katalog zu speichern und direkt diesem Projekt hinzuzufügen.

Wählen Sie die Funktion [Speichern], um die neue Arbeitsgattung nur in Ihrem Katalog zu speichern.

Wichtige Hinweise:

Arbeitsgattungen müssen eindeutig sein. Es können nicht zwei Arbeitsgattungen mit derselben Bezeichnung angelegt werden.

Die Arbeitsgattungen werden auch für die Zuteilung der beteiligten Firmen benötigt. Daher sehen Sie auch Arbeitsgattungen, die Sie selbst nicht verwenden.

Wichtig: Falls Sie Arbeitsgattungen löschen, werden diese auch aus den Zuteilungen der beteiligten Firmen entfernt.

Um Arbeitsgattungen zu korrigieren, wechseln Sie in das Menü Unternehmen / Arbeitsgattungen.

5.1.7 Gebäudearten

Im Abschnitt Gebäudearten hinterlegen Sie die Gebäudeart des Projektes. Wählen Sie mit der Maus das leere Feld Gebäudearten aus, damit Ihnen eine Auswahl an hinterlegten Gebäudearten angezeigt wird – die am häufigsten verwendeten Einträge sind unter [Häufig verwendet] vorangestellt. Durch die Eingabe mit der Tastatur können Sie innerhalb dieser Liste suchen. Wählen Sie eine Gebäudeart mit der Maus oder Enter-Taste aus, damit diese dem Projekt hinzugefügt wird. Die ausgewählte Gebäudeart wird umgehend in diesem Abschnitt aufgelistet. Wiederholen Sie diesen Vorgang, um weitere Gebäudearten hinzuzufügen.

5.1.7.1 Neue Gebäudearten hinterlegen

Sollte eine gewünschte Gebäudeart in der Auflistung fehlen, können Sie mit der Funktion [Neu] eine neue Gebäudeart anlegen. Bei mehrsprachigen Firmen können Sie über [Auto-Übersetzung] die Bezeichnung beim Speichern automatisch in die übrigen Sprachen übersetzen lassen; alternativ hinterlegen Sie sie je Sprache selbst. Wir empfehlen Ihnen, die neue Gebäudeart in allen Sprachen zu hinterlegen.

Wählen Sie die Funktion [Speichern & hinzufügen], um die neue Gebäudeart in Ihrem Katalog zu speichern und direkt diesem Projekt hinzuzufügen.

Wählen Sie die Funktion [Speichern], um die neue Gebäudeart nur in Ihrem Katalog zu speichern.

Wichtige Hinweise:

Gebäudearten müssen eindeutig sein. Es können nicht zwei Gebäudearten mit derselben Bezeichnung angelegt werden.

Um Gebäudearten zu korrigieren, wechseln Sie in das Menü Unternehmen / Gebäudearten.

5.1.8 Bauarten

Im Abschnitt Bauarten hinterlegen Sie die Bauart des Projektes. Wählen Sie mit der Maus das leere Feld Bauarten aus, damit Ihnen eine Auswahl an hinterlegten Bauarten angezeigt wird – die am häufigsten verwendeten Einträge sind unter [Häufig verwendet] vorangestellt. Durch die Eingabe mit der Tastatur können Sie innerhalb dieser Liste suchen. Wählen Sie eine Bauart mit der Maus oder Enter-Taste aus, damit diese dem Projekt hinzugefügt wird. Die ausgewählte Bauart wird umgehend in diesem Abschnitt aufgelistet. Wiederholen Sie diesen Vorgang, um weitere Bauarten hinzuzufügen.

5.1.8.1 Neue Bauarten hinterlegen

Sollte eine gewünschte Bauart in der Auflistung fehlen, können Sie mit der Funktion [Neu] eine neue Bauart anlegen. Bei mehrsprachigen Firmen können Sie über [Auto-Übersetzung] die Bezeichnung beim Speichern automatisch in die übrigen Sprachen übersetzen lassen; alternativ hinterlegen Sie sie je Sprache selbst. Wir empfehlen Ihnen, die neue Bauart in allen Sprachen zu hinterlegen.

Wählen Sie die Funktion [Speichern & hinzufügen], um die neue Bauart in Ihrem Katalog zu speichern und direkt diesem Projekt hinzuzufügen.

Wählen Sie die Funktion [Speichern], um die neue Bauart nur in Ihrem Katalog zu speichern.

Wichtige Hinweise:

Bauarten müssen eindeutig sein. Es können nicht zwei Bauarten mit derselben Bezeichnung angelegt werden.

Um Bauarten zu korrigieren, wechseln Sie in das Menü Unternehmen / Bauarten.

5.1.9 Beteiligte Unternehmen

Im Abschnitt Beteiligte Unternehmen führen Sie die für Sie in diesem Projekt relevanten Unternehmen auf. Wählen Sie mit der Maus das leere Feld Unternehmen aus, damit Ihnen eine Auswahl an hinterlegten Unternehmen angezeigt wird. Durch die Eingabe mit der Tastatur können Sie innerhalb dieser Liste suchen. Wählen Sie ein Unternehmen mit der Maus oder Enter-Taste aus, damit dieses in das Feld übernommen wird.

Findet die Suche kein passendes Unternehmen in Ihren Adressen, wird automatisch im Schweizer Handelsregister (Zefix) gesucht. Die Treffer erscheinen im Auswahlfeld unter [Im Zefix gefunden – Klick legt Adresse an]; mit einem Klick wird die Adresse angelegt und direkt übernommen.

Ein beteiligtes Unternehmen kann nur im Zusammenhang mit der durch dieses Unternehmen ausgeführten Arbeitsgattung dem Projekt hinzugefügt werden.

Im nebenstehenden Feld Arbeitsgattung wählen Sie die Arbeitsgattung aus, die dieses Unternehmen in diesem Projekt ausgeführt hat (auch hier sind die häufig verwendeten Einträge vorangestellt).

Bevor Sie das Unternehmen hinzufügen, steuern Sie die Sichtbarkeit dieses Unternehmens mit den Optionen für die Anzeige. Wenn eine Option aktiviert ist, wird das Unternehmen an dieser Stelle auch angezeigt. Wichtig: Die Anzeige-Optionen Webseite und PDF extern sind öffentlich sichtbar. Diese Optionen können Sie jederzeit nach Ihren Bedürfnissen anpassen.

Anzeige-Optionen

Anzeige: Webseite: öffentliche Anzeige, ist auf Ihrer Webseite und auf referenz-objekte.ch sichtbar. Diese Information wird auch an die API für die individuelle Referenzeinbindung weitergeleitet.

Anzeige: PDF extern: öffentliche Anzeige, ist auf Ihrer Webseite und auf referenz-objekte.ch sichtbar.

Anzeige: PDF intern: private Anzeige, ist nur für die Benutzer Ihrer Firma sichtbar, sofern diese sich mit ihrem Login angemeldet haben.

5.1.9.1 Einem Unternehmen weitere Arbeitsgattungen zuteilen

Um einem beteiligten Unternehmen weitere Arbeitsgattungen hinzuzufügen, gehen Sie folgendermassen vor: Erfassen Sie das Unternehmen mit einer Arbeitsgattung. Sobald dieses im Abschnitt Beteiligte Unternehmen aufgelistet ist, klicken Sie auf die bereits erfasste Arbeitsgattung mit grünem Hintergrund. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie weitere Arbeitsgattungen auswählen und hinzufügen können. Sobald Sie dieses Fenster wieder schliessen, werden die Arbeitsgattungen aktualisiert.

5.1.9.2 Einem beteiligten Unternehmen die Arbeitsgattung bearbeiten

Um einem beteiligten Unternehmen die Arbeitsgattung zu bearbeiten, klicken Sie auf die bereits erfasste Arbeitsgattung mit grünem Hintergrund. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie weitere Arbeitsgattungen auswählen und hinzufügen können. Sobald Sie dieses Fenster wieder schliessen, werden die Arbeitsgattungen aktualisiert.

5.1.9.3 Neue beteiligte Unternehmen hinterlegen

Sollte ein gewünschtes Unternehmen in der Auflistung fehlen, können Sie mit der Funktion [Neu] ein neues Unternehmen anlegen.

Wählen Sie die Funktion [Speichern & hinzufügen], um das neue Unternehmen in Ihrem Katalog zu speichern und direkt diesem Projekt hinzuzufügen.

Wählen Sie die Funktion [Speichern], um das neue Unternehmen nur in Ihrem Katalog zu speichern. Um Unternehmen zu korrigieren, klicken Sie nach dem Hinzufügen auf den Namen des Unternehmens oder wechseln Sie in das Menü Adressen.

5.1.9.4 Beteiligtes Unternehmen entfernen

Um ein beteiligtes Unternehmen aus einem Projekt zu entfernen, wählen Sie die Funktion [Entfernen] neben dem aufgelisteten Unternehmen. Das Unternehmen wird nur aus diesem einen Projekt entfernt. Die Adresse selbst bleibt in Ihrem Katalog gespeichert und kann in anderen Projekten weiterhin genutzt werden.

5.1.9.5 Reihenfolge von beteiligten Unternehmen bearbeiten

Um die Reihenfolge der beteiligten Unternehmen zu bearbeiten, stehen Ihnen auf der rechten Seite Pfeile für das Verschieben eines Unternehmens zur Verfügung. Die eingestellte Reihenfolge wird in jeder Ausgabe wie PDFs und Webseite übernommen. Diese kann jederzeit angepasst werden.

5.1.9.6 Anzeige von beteiligten Unternehmen bearbeiten

Sie können die Anzeigeoptionen jederzeit Ihren Bedürfnissen anpassen – entweder einzeln, indem Sie die Anzeige-Optionen für jedes Unternehmen einzeln einstellen, oder mit der Funktion [Alle beteiligten Unternehmen ein-/ausblenden].

5.1.10 Referenzauskünfte hinterlegen

Sie können ein oder mehrere Unternehmen mit Kontaktpersonen inklusive Kontaktdaten für Referenzauskünfte erfassen. Wählen Sie im Abschnitt Referenzauskünfte im Feld Unternehmen das Unternehmen aus, das über Sie und Ihre Arbeit an diesem Projekt Referenzauskünfte erteilen darf. Wählen Sie im nebenstehenden Feld die Ansprechperson, die diese Referenzauskünfte erteilen kann. Wählen Sie die richtigen Sichtbarkeitsoptionen und speichern Sie das mit der Funktion [Referenz hinzufügen]. Das Unternehmen wird im Abschnitt aufgelistet.

Die Sichtbarkeit dieser Information können Sie über die Anzeige-Optionen* steuern.

Sie können auch nur ein Unternehmen hinzufügen, ohne Ansprechperson. Als Kontaktdaten werden in diesem Fall die Firmendaten angegeben.

Anzeige-Optionen

Anzeige: Webseite: öffentliche Anzeige, ist auf Ihrer Webseite und auf referenz-objekte.ch sichtbar. Diese Information wird auch an die API für die individuelle Referenzeinbindung weitergeleitet.

Anzeige: PDF extern: öffentliche Anzeige, ist auf Ihrer Webseite und auf referenz-objekte.ch sichtbar.

Anzeige: PDF intern: private Anzeige, ist nur für die Benutzer Ihrer Firma sichtbar, sofern diese sich mit ihrem Login angemeldet haben.

5.1.11 Neue beteiligte Unternehmen hinterlegen

Sollte ein gewünschtes Unternehmen in der Auflistung fehlen, können Sie mit der Funktion [Neu] ein neues Unternehmen anlegen.

Wählen Sie die Funktion [Speichern & hinzufügen], um das neue Unternehmen in Ihrem Katalog zu speichern und direkt auszuwählen.

Wählen Sie die Funktion [Speichern], um das neue Unternehmen nur in Ihrem Katalog zu speichern. Um Unternehmen zu korrigieren, klicken Sie nach dem Hinzufügen auf den Namen des Unternehmens oder wechseln Sie in das Menü Adressen.

5.1.12 Neue Ansprechpersonen hinzufügen

Sollte eine gewünschte Ansprechperson des ausgewählten Unternehmens in der Auflistung fehlen, können Sie mit der Funktion [Neu] eine neue Ansprechperson anlegen.

Wählen Sie die Funktion [Speichern & hinzufügen], um die Ansprechperson in dieser Unternehmung zu speichern und direkt auszuwählen.

Wählen Sie die Funktion [Speichern], um diese Ansprechperson nur zu speichern. Um eine Ansprechperson zu korrigieren, klicken Sie nach dem Hinzufügen auf den Namen des Unternehmens oder wechseln Sie in das Menü Adressen.

Wichtiger Hinweis:

Das Feld „Mobil-Telefon“ der Ansprechperson wird in der Standard-PDF-Vorlage nicht angezeigt. Es kann nur in individuellen Vorlagen genutzt werden.

5.1.12.1 Referenzauskünfte entfernen

Um ein Unternehmen aus den Referenzauskünften zu entfernen, wählen Sie die Funktion [Entfernen] neben dem aufgelisteten Unternehmen. Das Unternehmen wird nur aus diesem einen Projekt als Referenzauskunft entfernt. Die Adresse selbst bleibt in Ihrem Katalog gespeichert und kann in anderen Projekten weiterhin genutzt werden.

5.1.12.2 Anzeige von Referenzauskünften bearbeiten

Sie können die Anzeigeoptionen jederzeit Ihren Bedürfnissen anpassen – entweder einzeln, indem Sie die Anzeige-Optionen für jedes Unternehmen einzeln einstellen, oder mit der Funktion [Alle Referenzauskünfte ein-/ausblenden].

5.1.13 Projektbilder hinzufügen

Voraussetzung: Bevor Sie Bilder hochladen, vergewissern Sie sich, dass Sie über die entsprechenden Nutzungsrechte für diese Bilder verfügen. Durch das Hochladen bestätigen Sie, die erforderlichen Rechte zu besitzen, diese Bilder im Internet zu verbreiten.

Sie können Projektbilder jederzeit hinzufügen und bearbeiten. Wählen Sie dafür die Funktion [Bilder hinzufügen um hochzuladen] oder ziehen Sie Ihre Bilder mit Drag & Drop in das entsprechende Feld. Es erscheint eine Vorschau der ausgewählten Bilder. Mit der Funktion [Projektbilder hochladen] werden die Bilder hochgeladen und dem Projekt hinzugefügt. Hochgeladene Bilder werden direkt angezeigt. Nach dem Hochladen stehen Ihnen für jedes Bild die Funktionen zum Verschieben, Aus-/Einblenden, Drehen sowie Löschen zur Verfügung.

Wenn Sie Bildvorlagen angelegt haben (siehe Kapitel Bildvorlagen), können Sie vor dem Hochladen im Feld [Bildvorlage] eine Vorlage wählen, die nach dem Hochladen automatisch auf die neuen Bilder angewendet wird. Auf bereits hochgeladene Bilder lässt sich eine Vorlage nachträglich über das Paletten-Symbol [Bildvorlage anwenden] anwenden.

Wichtige Hinweise:

• Es können nur Bilder im Format .jpg, .png und .webp hochgeladen werden.
• Die maximale Grösse eines Bildes darf 20 MB nicht übersteigen.
• In allen Standardvorlagen sollte das erste Bild ein Querformat mit einem Seitenverhältnis von 3:2 haben. Es können auch andere Formate hochgeladen werden; die Standardanwendungen wie PDFs und Webseitenintegration sind jedoch auf dieses Format optimiert. In individuellen Templates und Vorlagen kann das variieren.
• Die Bilder werden während des Hochladens intern in verschiedenen Grössen gespeichert, um künftig in den verschiedenen Anwendungen optimal geladen werden zu können. Auf das Originalbild haben Sie später keinen Zugriff mehr.

5.1.14 Professionelle Projektbilder bestellen

Die Firma Losys bietet ebenfalls einen professionellen Fotografie-Service mit eigenen erfahrenen Fotografen an. Sollten Sie professionelle Fotografien Ihres Projekts wünschen, können Sie mit der Funktion [Fotografie-Anfrage] direkt ein Angebot einholen oder einen Auftrag vergeben.

Weitere Informationen finden Sie auch auf der Webseite unter https://losys.ch/architektur-und-objektfotografie/

Tipp: Viele Kunden erwerben ein Kontingent an Fotografien zu Vorzugskonditionen und rufen ihre Aufträge direkt über die Referenzverwaltung ab. Bilder, die durch uns realisiert wurden, werden Ihnen am Ende direkt in Ihrem Projekt zur Verfügung gestellt. Die Originale erhalten Sie zusätzlich als Download.

5.1.15 Projektvideos hinzufügen

Im Abschnitt Projektvideo haben Sie die Möglichkeit, auf YouTube gehostete Videos direkt in Ihre Referenzen einzubinden. Suchen Sie dafür das gewünschte Video auf YouTube, wählen Sie die Schaltfläche [Teilen] und dann [Einbetten]. Kopieren Sie den Einbettungscode in das Feld im Abschnitt Projektvideo. Mit der Funktion [Projektvideo hinzufügen] wird das Video in Ihrem Projekt hinterlegt. Sie können mehrere Videos hinzufügen.

Die Videos werden in der Referenzeinbindung auf Ihrer Webseite angezeigt. Um die Videos nach den Fotografien anzuzeigen, können Sie die Funktion [Videos hinter allen Fotos anzeigen] aktivieren.

5.1.16 Projekt löschen

Über das Menü [···] in der oberen Funktionsleiste finden Sie die Funktion [Projekt löschen]. Wenn Sie ein Projekt löschen, werden alle Daten inklusive Bilder zu diesem Projekt gelöscht. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Bevor Sie ein Projekt löschen, bedenken Sie, dass Sie dieses auch aus Ihrer Website ausblenden können, damit es nicht mehr öffentlich sichtbar ist.

5.1.17 Vorschau Datenblätter intern und extern

In der oberen Funktionsleiste finden Sie unter [PDF Datenblatt] die Vorschau-Optionen [Datenblatt: extern] und [Datenblatt: intern].

5.1.18 Vorschau Referenz auf Ihrer Webseite und referenz-objekte.ch

In der oberen Funktionsleiste finden Sie die Funktion [Vorschau: web]. Hier können Sie die Vorschau auf Ihrer Webseite resp. auf referenz-objekte.ch begutachten.

Falls Sie für Ihre Referenzintegration die LOSYS API benutzen, kann die Darstellung davon abweichen. Prüfen Sie die Darstellung in diesem Fall direkt auf Ihrer Webseite.

5.1.19 Projekt in andere Sprache kopieren

Sofern Sie in Ihrer Referenzverwaltung mehrere Sprachen aktiviert haben, können Sie Projekte in Ihre anderen Sprachen kopieren. Wählen Sie dafür in der oberen Funktionsleiste die Funktion [+ In Sprache(n) übersetzen].

Alle Standardtexte, die bereits mehrsprachig hinterlegt wurden (wie z.B. Arbeitsgattungen, Gebäudearten, Dropdown-Listen etc.), müssen nicht mehr übersetzt werden. Einzig die individuellen Texte wie Projekttitel, allgemeine Projektbeschreibung und Textattribute müssen noch übersetzt werden. Aktivieren Sie im Dialog die Option [Automatisch übersetzen], werden auch diese Texte beim Anlegen automatisch mit KI in die gewählten Sprachen übersetzt.

5.1.20 Kopie eines Projektes anlegen

Mit der Funktion [Projekt kopieren] (im Menü [···] der oberen Funktionsleiste) haben Sie die Möglichkeit, ein Projekt in derselben Sprache zu kopieren. Dieses wird als unabhängiges Projekt neu angelegt. Im neuen Projekt wird der Projekttitel mit einem Präfix „Kopie -“ ausgestattet.

Um ein Projekt innerhalb der eigenen Firma zu kopieren, belassen Sie die Optionen so, wie sie voreingestellt sind.

Wichtig:

• Beachten Sie, dass Sie sich nach diesem Vorgang direkt im kopierten Projekt befinden. Dies sehen Sie am Präfix „Kopie -“ im Projekttitel.
• Im kopierten Projekt wird die Option «Dieses Projekt in Webseite anzeigen» automatisch deaktiviert, da man davon ausgehen kann, dass Sie dieses Projekt vorher noch bearbeiten möchten. Sie können die Option «Dieses Projekt in Webseite anzeigen» jederzeit wieder aktivieren.

5.1.20.1 Projekte innerhalb einer Gruppe kopieren

Sofern Sie Teil einer Gruppe sind und über Bearbeitungsrechte für andere Gruppenmitglieder verfügen, können Sie Projekte ebenfalls innerhalb der Gruppe kopieren. Wählen Sie hierfür die Funktion [Projekt kopieren] im Menü [···] der oberen Funktionsleiste.

• Wählen Sie die Zielfirma, in der Sie die Kopie anlegen möchten.
• Falls das Projekt in mehreren Sprachen angelegt ist, haben Sie die Auswahl, ob Sie direkt alle Sprachen kopieren möchten.
• Wählen Sie die Einstellungen zu den abhängigen Datensätzen:

Diese Einstellung legt fest, was passiert, wenn Arbeitsgattungen, Bauarten, Gebäudearten, beteiligte Unternehmen oder Referenz-Unternehmen in der Ziel-Firma nicht existieren.

Folgende Optionen stehen dafür zur Verfügung:

• Standard: Anlegen (mit Fehler abbrechen, falls nicht unterstützt)
• Überspringen / Ignorieren
• Mit Fehler abbrechen
• Anlegen (überspringen / ignorieren, falls nicht unterstützt)

Beachten Sie dabei, dass Entitäten, die in der Zielfirma nicht existieren, dort neu angelegt werden. Dies gilt nicht für Projektattribute und Projektkategorien.

6. Bildvorlagen

Bildvorlagen sind wiederverwendbare Sätze von Bildeinstellungen (Bildquelle, Urheber, Beschreibung, Wasserzeichen und Drehung). Beim Hochladen neuer Projektbilder können Sie eine Vorlage auswählen, die dann automatisch auf alle Bilder angewendet wird – so müssen Sie diese Angaben nicht für jedes Bild einzeln ausfüllen.

Ihre Bildvorlagen verwalten Sie im Menu Unternehmen / Bildvorlagen. Mit der Funktion [+ Neu] legen Sie eine neue Vorlage an. Folgende Angaben stehen zur Verfügung:

• [Name]: Bezeichnung der Vorlage (Pflichtfeld).
• [Standard-Vorlage] (Ja/Nein): Eine als Standard markierte Vorlage ist beim Hochladen neuer Bilder bereits vorausgewählt.
• [Bildquelle], [Urheber] und [Beschreibung] für die Herkunfts- und Meta-Informationen.
• [Wasserzeichen] (Text und Stil), das auf die Bilder gelegt wird.
• [Drehen]: eine voreingestellte Drehung der Bilder.

Wie Sie eine Vorlage beim Bild-Upload auswählen und nachträglich auf bereits hochgeladene Bilder anwenden, ist im Kapitel «Projektbilder hinzufügen» beschrieben.

7. Referenzen in Sozialen Medien teilen

Mit der Funktion [In sozialen Medien teilen] können Sie Ihre Referenz direkt auf den Kanälen Facebook, Instagram und LinkedIn teilen. Diese Funktion steht Ihnen für jede Referenz zur Verfügung, sofern diese Option bei Ihnen aktiviert ist. Diese Funktion befindet sich im Projektkopf auf der rechten Seite. Nach Anwählen dieser Funktion im gewünschten Projekt öffnet sich eine Login-Seite der Social-Media-Kanäle.

Hinweis: Das Erstellen von Beiträgen funktioniert nur über Firmenkonten in diesen Kanälen. Ihr persönliches Konto muss daher über Administrationsrechte für diese Firmenkonten verfügen.

7.1 Facebook / Instagram

Melden Sie sich für Facebook und Instagram mit Ihrem Facebook Konto an. Nach erfolgreicher Anmeldung müssen Sie der Losys App die Berechtigung erteilen, Beiträge in Ihrem Firmenprofil erstellen zu dürfen. Sie haben im nächsten Fenster die Möglichkeit Ihr Konto auszuwählen.

7.2 LinkedIn

Für LinkedIn melden Sie sich mit Ihrem LinkedIn Konto an und erteilen der Losys App die Berechtigung in Ihrem Konto Beiträge erstellen zu dürfen. Sie haben im nächsten Fenster die Möglichkeit Ihr Konto auszuwählen.

7.3 Beiträge erstellen

Nach erfolgreicher Anmeldung öffnet sich eine neue Seite, der Losys Referenzverwaltung, in der für jeden angemeldeten Kanal ein eigener Abschnitt für individuelle Texte, Hashtags und Links zur Verfügung steht.

Sollten noch nicht alle gewünschten Kanäle sichtbar sein, können Sie sich über das linke Menu an den fehlenden Kanälen anmelden.

Es wird für jeden Kanal der Projekttitel sowie die generelle Beschreibung vorgeladen. Sie haben die Möglichkeit für jeden Kanal den Text anzupassen und zu ergänzen. Die Anzahl an möglichen Zeichen pro Kanal ist beschränkt. Die Anzahl sehen Sie in der unteren rechten Ecke des Textfeldes.

Im unteren Bereich finden Sie die Bilder, die für diesen Beitrag zur Verfügung stehen. Klicken Sie die gewünschten Bilder an, um diese auszuwählen.

Mit dem Button [Beitrag teilen] können Sie nun die Beiträge parallel an alle aktivierten Kanäle ausspielen.

Hinweis: Sind in Ihrem Beitrag Bilder vorhanden, bei denen Losys die Bildrechte hält, wird Ihrem Beitrag automatisch ein Copyright-Hinweis hinzugefügt.

7.4 Beiträge als Entwurf speichern

Sie können vorbereitete Beiträge auch als Entwurf speichern, um diese zu einem späteren Zeitpunkt zu teilen. Nutzen Sie dafür die Funktion [Als Entwurf speichern]. Sie finden die gespeicherten Beiträge über die linke Menüleiste im entsprechenden Kanal.

Sie können jede Referenz mehrmals in Ihren sozialen Medien teilen. Sie können dafür einen Beitrag aus dem Archiv laden und Ihren neuen Bedürfnissen anpassen.

8. Adressen Datenbank

Über das Hauptmenu Adressen gelangen Sie zu Ihrer Adressdatenbank. In dieser Adressdatenbank sind alle an Ihren Referenzen beteiligten Adressen und Ansprechpersonen gespeichert.

8.1 Adressen suchen

Über das Suchfeld am oberen Rand der Adressliste können Sie Ihre Adressen durchsuchen. Rechts neben dem Suchfeld stehen zwei Suchmodi zur Auswahl: [Exakt] sucht nach genauen Übereinstimmungen, [Unscharf] findet auch tippfehler- und ähnlichkeitstolerante Treffer und zeigt bis zu 50 ähnliche Ergebnisse nach Relevanz sortiert. Mit [Suche zurücksetzen] heben Sie die Suche wieder auf.

8.2 Neue Adressen erfassen

Sie können neue Adressen direkt in einer Referenz erfassen oder im Menu Adressen über die Funktion [+ Neu] in der oberen rechten Ecke.

Beim Speichern einer neuen Adresse prüft das System automatisch, ob bereits eine ähnliche Adresse vorhanden ist (Duplettenprüfung). Wird eine mögliche Dublette gefunden, öffnet sich ein Fenster mit den ähnlichen Adressen samt Übereinstimmungswert. Sie können dann entweder eine der bestehenden Adressen übernehmen ([Diese Adresse verwenden]) oder die neue Adresse trotzdem anlegen ([Trotzdem neu anlegen]). Die Duplettenprüfung lässt sich am unteren Rand des Formulars über den Schalter [Duplettenprüfung] bei Bedarf ausschalten.

8.3 Adresse mit dem Handelsregister (Zefix) verknüpfen

Im Adressformular finden Sie zuoberst das Feld [Zefix-Verknüpfung (UID)]. Geben Sie hier mindestens drei Zeichen des Firmennamens ein, um im offiziellen Schweizer Handelsregister (Zefix) zu suchen, und wählen Sie den passenden Eintrag aus. Sobald eine Adresse mit dem Zefix verknüpft ist, werden Name, Strasse, PLZ, Ort und Land automatisch aus dem Handelsregister übernommen und laufend aktuell gehalten — diese Felder müssen Sie dann nicht mehr selbst erfassen oder pflegen. Telefon, Fax, E-Mail und Webseite sind im Zefix nicht hinterlegt; diese Angaben tragen Sie bei Bedarf weiterhin selbst ein. Die Verknüpfung können Sie über das [×] im Zefix-Feld wieder lösen.

Hinweis: Auch beim Erfassen von beteiligten Unternehmen direkt in einer Referenz wird automatisch im Zefix gesucht, wenn keine passende Adresse in Ihrer Datenbank gefunden wird. Mit einem Klick auf den gefundenen Zefix-Eintrag wird die Adresse angelegt und der Referenz zugewiesen.

8.4 Adressen bearbeiten

Um eine Adresse zu bearbeiten, klicken Sie in der Adressliste rechts in der jeweiligen Zeile auf das Stift-Symbol [Bearbeiten]. Im nächsten Fenster sehen Sie alle Daten dieser Adresse, die Sie direkt bearbeiten und über [Speichern] in der oberen Funktionsleiste sichern können. Die Änderungen werden automatisch in allen Ihren Referenzen aktualisiert.

8.5 Adressen löschen

Um eine Adresse zu löschen, öffnen Sie sie über [Bearbeiten] und wählen in der oberen Funktionsleiste die rote Schaltfläche [Löschen].

Wichtiger Hinweis: Wenn Sie eine Adresse löschen, wird diese ebenfalls aus allen Referenzen entfernt, in denen diese Adresse allenfalls noch hinterlegt ist.

8.6 Alle unbenutzten Adressen anzeigen

Mit der Funktion [Unbenutzte anzeigen] in der oberen Funktionsleiste können Sie alle Adressen sehen, die in keiner Ihrer Referenzen aufgelistet sind. Sofern solche Adressen vorhanden sind, können Sie mit der Funktion [Alle unbenutzten löschen] diese Adressen alle auf einmal löschen. Da diese Adressen aktuell in keiner Referenz genutzt werden, hat das keinen Einfluss auf Ihre bestehenden Referenzen.

8.7 Neue Kontaktpersonen erfassen

Kontaktpersonen werden für die Hinterlegung der Referenzauskünfte genutzt. Kontaktpersonen sind immer einer Adresse zugewiesen. Sie können neue Kontaktpersonen direkt in der Referenz anlegen oder im Menu Adressen innerhalb der Adresse über die Funktion [Neu] im Abschnitt Kontaktpersonen.

8.8 Bestehende Kontaktpersonen bearbeiten

Für die Bearbeitung von Kontaktpersonen klicken Sie diese direkt an. Im nächsten Fenster sehen Sie die hinterlegten Daten, die Sie direkt anpassen und speichern können. Die Kontaktpersonen werden automatisch in allen Ihren Referenzen aktualisiert.

8.9 Kontaktpersonen löschen

Um Kontaktpersonen zu löschen, klicken Sie diese an und nutzen im nächsten Fenster die Funktion [Löschen]. Die Kontaktperson wird automatisch aus allen Referenzen entfernt, in denen diese benutzt wird.

9. Benutzer

Ihre Benutzer finden Sie im Menu Unternehmen/Benutzer. Das sind Personen, die über eine Login Funktion für Ihre Referenzverwaltung verfügen. Je nach Vereinbarung können Sie ein bestimmtes Kontingent an Benutzer anlegen.

9.1 Neue Benutzer anlegen

Um neue Benutzer anzulegen, verwenden Sie die Funktion [+ Neu] in der rechten oberen Ecke. Füllen Sie die Pflichtfelder Vorname, Nachname, Email und Rolle aus. Sobald Sie die Daten speichern, erhält der neue Benutzer per Email persönliche Logindaten zugestellt und kann sich damit umgehend an Ihrer Referenzverwaltung anmelden.

9.2 Rollen

Sie haben die Möglichkeit Ihren Benutzern verschieden Rollen und damit Rechte zu erteilen. Folgende Rollen stehen Ihnen zur Verfügung.

9.2.1 Rolle: Administrator

Ein Administrator hat alle Rechte, inkl. Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Benutzern. In einer Unternehmensgruppe hat der Benutzer diese Rechte nur innerhalb der eigenen Unternehmung.

9.2.2 Rolle: Gruppen-Administrator

Gruppen-Administrator ist eine Zusatzrolle, die nur in Zusammenhang mit einer Administratoren Rolle vergeben werden kann. Damit hat der Benutzer in allen Gruppenmitgliedern die Administratoren Rolle und kann einzelnen Benutzern verschiedene Rechte innerhalb der Gruppe erteilen.

9.2.3 Rolle: Benutzer

Ein Benutzer kann alle Funktionen verwenden, ausser Unternehmen spezifische Funktionen wie:

• Benutzer anlegen, bearbeiten oder löschen.
• Unternehmenseinstellungen bearbeiten oder einsehen.

9.2.4 Rolle: Benutzer (nur bearbeiten)

• Kann nur bestehende Projekte bearbeiten und drucken.

• Kann keine neuen Daten anlegen wie Projekte, Adressen, Arbeitsgattungen, Mitarbeiter, Benutzer, etc.

• Kann den Sichtbarkeitsstatus eines Projektes nicht ändern.

• Kann keine Projekte löschen.

9.2.5 Rolle: Benutzer (nur drucken)

Dieser Benutzer kann nur Referenzen drucken und keine Daten bearbeiten.

9.3 Zugriffsrechte auf Firmen innerhalb einer Unternehmensgruppe

Ein Administrator mit der Zusatzrolle Gruppen-Administrator kann einzelnen Benutzern die Rechte für Einsicht oder Bearbeitung innerhalb anderer Gruppenmitglieder erteilen.

9.4 Email-Präferenzen von Benutzer

Stellen Sie für jeden Benutzer die Email Präferenzen ein.

9.4.1 Sprache

Falls Ihre Unternehmung mehrere Sprachen aktiviert hat, kann der Benutzer die bevorzugte Sprache für die Email Kommunikation auswählen. Automatisierte Emails werden in dieser Sprache versendet.

9.4.2 Automatisierte Information Emails

Wählen Sie für jeden Benutzer, welche automatisierten Information Emails, der Benutzer erhalten soll.

9.5 Verbundenes Mitarbeiterprofil

Verbinden Sie optional einen Benutzer mit einem Mitarbeitendenprofil, damit dieser Benutzer einfacher auf das eigene Profil zugreifen kann.

10. Mitarbeitende verwalten

Im Menu Unternehmen/Mitarbeitende, können Sie Mitarbeitenden Profile anlegen und Verwalten. Diese können Sie optional z.B. in Referenzen als Projektleiter hinterlegen und als Deckblatt bei Referenzen verwenden. Dies ist insbesondere bei sogenannten Schlüsselpersonen ein Thema, falls Sie das Mitarbeitenden Profil als Deck- oder Beiblatt mitsenden möchten. Hier können Sie die geforderten Informationen wie Kontaktdaten, Funktion, Ausbildung etc. hinterlegen. Die maximale Anzahl Mitarbeitenden Profile die Sie verwalten können, kann limitiert sein.

10.1 Neue Mitarbeitende einrichten

Im Menu Unternehmen/Mitarbeitende können Sie mit der Funktion [+ Neu] in der rechten oberen Ecke ein neues Mitarbeitenden Profil eröffnen.

10.1.1 Standardfelder

Die Felder Vorname, Nachname und Geschlecht sind Pflichtfelder. Alle anderen Felder können Sie optional befüllen. Es stehen Ihnen dafür viele Standardfelder zur Verfügung.

10.1.2 Profilbild

Sie haben die Möglichkeit ein Profilbild hochzuladen. Dieses muss im Format jpg, png oder webp sein und darf die Grösse von 4MB nicht überschreiten. Achten Sie darauf, dass alle Mitarbeitenden Profilbilder das selbe Seitenverhältnis haben, um eine einheitliche Darstellung zu erreichen.

10.1.3 Editor

Als unterstes Feld steht Ihnen ein Editor zur Verfügung mit dem Sie mehr gestalterischen Freiraum erhalten. Sie können hier über die Icons z.B. Tabellen, Aufzählungen und diverse weitere Formatierungen vornehmen.

10.1.4 Mehrsprachige Mitarbeitenden Profile

Sofern Ihr Unternehmen mehrere Sprachen aktiviert hat, steht Ihnen für die individuellen Textfelder ein Register pro Sprache zur Verfügung.

Über die Funktion [Auto-Übersetzung] in der oberen Funktionsleiste können Sie die Texte automatisch übersetzen lassen: Ist sie aktiviert, genügt es, die Standardsprache auszufüllen — beim Speichern werden Funktion, Ausbildung, Fähigkeiten und der Beschreibungstext automatisch in die übrigen Sprachen übersetzt. Bereits manuell angepasste Übersetzungen bleiben dabei erhalten.

10.1.5 Mitarbeitende Profile löschen

Im Mitarbeitenden Profil steht Ihnen in der oberen Funktionsleiste die rote Schaltfläche [Löschen] zur Verfügung. Wenn Sie ein Profil löschen, werden allfällige Zuteilungen dieses Profils in Ihren Referenzen ebenfalls gelöscht.

10.2 Mitarbeitende bearbeiten

Sie können Mitarbeitende jederzeit bearbeiten sowie Ergänzungen vornehmen. Dafür klicken Sie in der Mitarbeitenden Übersicht rechts in der Zeile des jeweiligen Mitarbeitenden auf das Stift-Symbol [Bearbeiten].

10.3 Mitarbeitenden Gruppen einrichten

Sie können im Menu Unternehmen/Mitarbeitenden-Gruppen diverse Gruppen einrichten und Ihre Mitarbeitenden in diese Gruppen einteilen. Dies hilft Ihnen bei vielen Mitarbeitenden Gruppen die Übersicht zu behalten. Die Einteilung erfolgt in der Bearbeitungsmaske der Mitarbeitenden.

10.4 Mitarbeitende Kopieren

Sie haben in der Mitarbeitenden Übersicht die Möglichkeit Mitarbeitenden Profile zu kopieren. Dies hilft Ihnen bei Ihren Mitarbeitenden Profile durchgehend die selbe Struktur zu erhalten. Dafür klicken Sie in der Mitarbeitenden Übersicht rechts in der Zeile des jeweiligen Mitarbeitenden auf das Symbol [Kopieren]. Nach dem Kopiervorgang befinden Sie sich direkt im kopierten Profil. Der Nachname wurde dabei mit dem Begriff «- Kopie» ergänzt.

10.5 Mitarbeitenden Profile drucken

Sie haben in der Mitarbeitenden Übersicht die Möglichkeit, Mitarbeitenden Profile einzeln zu drucken — über das Drucker-Symbol rechts in der Zeile des jeweiligen Mitarbeitenden.

10.6 Mitarbeitenden Profile als Deckblatt verwenden

Sie haben die Möglichkeit Mitarbeiterprofile als Deckblatt bei Referenzlisten und Datenblätter zu verwenden. Sehen Sie dazu die Optionen der Druckeinstellungen an.

11. Referenzeinbindung auf Ihrer Webseite

Sie haben die Möglichkeiten die verwalteten Referenzen direkt und nahtlos in Ihre Webseite einzubinden. Damit werden die Referenzen auf Ihrer Website automatisch aktualisiert. Dazu bieten wir grundsätzlich verschiedene Methoden an. Es stehen Ihnen die Methoden «Projekt-Box / iFrame» sowie die «API / Schnittstelle» an.

Für andere Methoden kontaktieren Sie den Losys Support.

11.1 Mittels Projekt-Box / iFrame

Mittels der Projekt-Box oder auch iFrame genannt, haben Sie die Möglichkeit Ihre Referenzen direkt und nahtlos in Ihre Webseite zu integrieren. Die Referenzen auf Ihrer Webseite werden damit automatisch aktualisiert. Sie steuern die Sichtbarkeit und Inhalt über die Referenzverwaltung, ohne dass Sie sich an Ihrer Webseite anmelden müssen.

Es können weitere Projekt-Boxen eingerichtet werden, zum Beispiel mit unterschiedlichen Darstellungen. Die Einrichtung kann jedoch nur durch den Losys Support vorgenommen werden. Kontaktieren Sie dafür den Support unter info@losys.ch.

11.1.1 Projekt-Box / iFrame Übersicht

Im Menu Unternehmen/Projekt-Box finden Sie eine Auflistung Ihrer eingerichteten Projektboxen. Die projektbox Ihrer Website hat die Bezeichnung «Webseite» oder «Standard».

Die Projektbox mit der Bezeichnung «referenz-objekte.ch» wird auf dem Portal https://referenz-objekte.ch in Ihrem Firmenprofil angezeigt.

11.1.2 Projekt-Box / iFrame Vorschau

Indem Sie den Link der gewünschten Projektbox anwählen, öffnet sich eine Vorschau, ausserhalb Ihrer Webseite. Die Projektbox ist responsive und passt sich somit automatisch Ihrer Bildschirmgrösse an. Bei der Einbindung in Ihre Webseite können Sie zum Beispiel auch die maximale Breite beschränken.

11.1.3 Projekt-Box / iFrame bearbeiten

Mit der Funktion [Bearbeiten], neben dem gewünschten iFrame, gelangen Sie zu den Einstellungen für die gewünschte Projekt-Box.

11.1.3.1 Layout

Es stehen Ihnen aktuell zwei unterschiedliche Layouts zur Verfügung. Eine Karten- und eine Listendarstellung.

11.1.3.2 Sortierung

Für die Sortierung stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Chronologisch: Alle Referenzen werden in chronologischer Reihenfolge aufgelistet. Aktuellere Referenzen weiter oben.
• Chronologisch, zuerst Referenzen mit Bildern: Es werden zuerst Referenzen mit Bildern chronologisch aufgelistet, danach alle Referenzen ohne Bilder in chronologischer Reihenfolge.
• Chronologisch, nur Referenzen mit Bildern: Es werden nur Referenzen mit Bildern chronologisch aufgelistet.
• Prioritäten/Gewichtung 9-0: Die Auflistung wird durch die Gewichtung beeinflusst, die Sie Ihren Referenzen vergeben können. Referenzen mit höheren Werten werden weiter oben angezeigt.
• Prioritäten/Gewichtung 0-9: Die Auflistung wird durch die Gewichtung beeinflusst, die Sie Ihren Referenzen vergeben können. Referenzen mit niedrigeren Werten werden weiter oben angezeigt.
• Nach Zufall: Die Reihenfolge Ihrer Referenzen ändert sich bei jedem Aufruf in zufälliger Reihenfolge.

11.1.3.3 Google Maps

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit eine interaktive Karte Ihrer Referenzen auf Ihrer Website anzuzeigen oder auszublenden.

11.1.3.4 Suchfeld

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, Ihren Webseitenbesuchern Suchfilter anzuzeigen oder auszublenden.

11.1.3.5 Referenzlisten und Datenblätter

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, Ihren Webseitenbesuchern das Erstellen von Referenzlisten und Datenblättern zu erlauben oder zu verweigern.

11.1.4 Standard iFrame Code

Im Abschnitt Standard iFrame Code finden Sie den Basiscode für die Referenzeinbindung auf Ihrer Webseite. Verwenden Sie in CMS eine HTML-Box und fügen Sie den gesamten Code ein, inkl. JavaScript. Für eine korrekte Anzeige ist die Einbindung des JavaScripts unumgänglich. Dieses steuert die korrekte Darstellung, das Nachladen von Referenzen und weiteres.

11.2 Mittels API / Schnittstelle

Alternativ zur Referenzeinbindung mittels Projekt-Box / iFrame bieten wir eine API / Schnittstelle an, um Rohdaten Ihrer Referenzen im Hintergrund abzurufen und die Darstellung Ihrer Referenzen komplett selbst zu gestalten.

Damit sind auch Anbindungen an weitere Systeme wie zum Beispiel CRM- und ERP-Systeme möglich. Als erste Information stellen wir auf GitHub unter https://github.com/losysGim/losys-demo.git ein Demoprojekt zur Verfügung.

Die vollständige technische Dokumentation der API (Endpunkte, Parameter und Beispiele) finden Sie unter https://api-doc.referenz-verwaltung.ch/.

Beachten Sie, dass die Nutzung der API zusätzlichen Kosten verursachen kann und dass die Nutzung der Daten und Bilder gewissen Einschränkungen unterliegt.

Für weitere Informationen und Zugangsdaten wenden Sie sich an den LOSYS Support unter info@losys.ch.

12. Sprachen

Das gesamte Portal ist mehrsprachig ausgelegt. Sofern Sie mehrere Sprachen aktiviert haben, können Sie im oberen Hauptmenu die Sprache der Oberfläche umstellen. Es stehen die Sprachen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch zur Verfügung.

13. Passwort ändern

Als Untermenu Ihres Benutzernamens in der rechten oberen Ecke des Hauptmenüs, finden Sie das Menu Passwort ändern. Hier haben Sie jederzeit die Möglichkeit Ihr persönliches Passwort zu ändern. Passworte müssen mindestens acht Zeichen lang sein und mindestens je einen Gross- und einen Kleinbuchstaben, eine Ziffer und ein Sonderzeichen enthalten.